zenpageAgenda en ligne pour psychologue : organiser ses consultations sans passer par le téléphone
Demandes de rendez-vous, validation, alertes et horaires : comment un psychologue utilise un agenda en ligne au quotidien, du premier contact à la séance.
Un psychologue passe beaucoup de temps à gérer son planning : un patient qui appelle pendant une séance, un message qui reste sans réponse, un créneau déplacé deux fois. Un agenda en ligne ne supprime pas ces situations, mais il les rend prévisibles. Voici comment l'utiliser au quotidien avec Zenpage.
Organiser vos types de consultation
Un bilan initial, une séance de suivi et une consultation en visio n'ont généralement ni la même durée ni le même prix. Créez une prestation pour chacun. Le patient choisit celle qui correspond à sa demande, et vous n'avez plus à deviner en lisant son message. Le détail des réglages se trouve dans notre guide sur les prestations.
Le parcours d'une demande
Le patient choisit une prestation et un créneau libre, puis laisse ses coordonnées. Sa demande apparaît dans l'agenda, en attente ou confirmée selon la configuration de votre compte. Vous répondez depuis l'administration : confirmer, modifier ou annuler. Le patient reçoit un e-mail à chaque changement.
Les demandes en attente sont le point de vigilance. Un patient qui écrit un jeudi soir pour un rendez-vous le lundi attend une réponse rapide. Zenpage vous prévient après 12 heures sans réponse, ce qui laisse le temps de répondre dans la journée.
Une demande confirmée rapidement réduit les abandons et les rendez-vous oubliés. Prenez l'habitude de traiter les demandes à heure fixe, par exemple en début et en fin de journée.
Horaires, pauses et jours de fermeture
Votre agenda ne doit proposer que les créneaux où vous êtes réellement disponible. Définissez vos horaires par jour et ajoutez vos pauses, par exemple le déjeuner. Les vacances et les jours fermés se bloquent d'un clic sur le calendrier. Ces réglages sont expliqués dans notre article sur les horaires et dans le guide sur les jours de fermeture.
Retrouver ses rendez-vous dans son agenda habituel
Vous n'êtes pas obligé de regarder Zenpage en permanence. Un flux iCal privé permet d'afficher vos rendez-vous dans Google Agenda, Apple Calendar ou Outlook. La méthode est détaillée dans notre guide de synchronisation.
Un cadre clair pour l'annulation
Dans les paramètres généraux, vous fixez un délai minimum d'annulation, exprimé en jours. Indiquez-le aussi sur votre page de présentation : un patient informé à l'avance annule moins souvent au dernier moment.
Pour aller plus loin
Un agenda en ligne bien réglé fait gagner du temps, mais il ne remplace pas une relation de confiance avec vos patients. Pour les autres sujets, consultez la documentation agenda, et l'article sur les rendez-vous non honorés.
Questions fréquentes
Un patient peut-il réserver pendant mes congés ?
Non, si vous avez bloqué ces jours. Ajoutez-les comme jours de fermeture dans les réglages : le calendrier public ne propose plus ces dates. Les rendez-vous déjà pris ne sont pas annulés automatiquement.
Que se passe-t-il si une demande reste sans réponse ?
Zenpage vous envoie un e-mail récapitulatif lorsqu'une demande est restée en attente pendant 12 heures, puis un rappel la veille du créneau.
Puis-je proposer des consultations en visio et au cabinet ?
Oui. Créez une prestation par format, avec son lieu. Le patient choisit le format au moment de réserver.
