zenpageAgenda en ligne pour naturopathe : recevoir ses consultants sans passer par le téléphone
Bilan de vitalité, suivi, visio : comment un naturopathe règle son agenda en ligne Zenpage, des prestations aux rappels automatiques, sans passer par téléphone.
Un naturopathe partage son temps entre des bilans initiaux longs, des suivis réguliers et parfois des consultations en visio : tout organiser par téléphone ou par message prend vite une soirée par semaine. Avec un agenda en ligne, le consultant choisit sa prestation et son créneau, vous validez sa demande, et les rappels partent sans vous. Voici comment le régler dans Zenpage, du premier bilan au suivi.
Quelles prestations créer pour un cabinet de naturopathie ?
Le point de départ, c'est la liste de ce que vous vendez vraiment. Un bilan de vitalité initial, une consultation de suivi au cabinet et un suivi en visio n'ont ni la même durée, ni le même prix, ni le même lieu : créez une prestation pour chacun. Le consultant choisit celle qui correspond à sa situation, et vous n'avez plus à deviner en lisant son message. Pour chaque prestation, vous fixez la durée, le prix, le lieu et le délai d'annulation. La méthode pas à pas est expliquée dans notre guide sur les prestations.
Nommez vos prestations comme vos consultants les comprennent : « bilan initial », « suivi », « suivi en visio ». Évitez le jargon de formation que seuls vos confrères connaissent. Une description courte qui dit à qui s'adresse la séance et combien de temps elle dure suffit à éviter la plupart des erreurs de réservation.
Comment se déroule une demande de rendez-vous ?
Le consultant choisit une prestation puis un créneau libre, et laisse ses coordonnées. Sa demande apparaît dans votre agenda, en attente ou confirmée selon vos réglages. Vous la validez, la modifiez ou l'annulez depuis l'administration, et le consultant est prévenu par e-mail à chaque changement. C'est le même circuit que pour les autres métiers, décrit dans l'exemple de l'agenda pour psychologue.
Les demandes en attente demandent un peu de discipline. Un consultant qui écrit un jeudi soir pour un rendez-vous la semaine suivante attend une réponse rapide. Zenpage vous envoie un e-mail récapitulatif quand une demande reste en attente, puis un rappel la veille du créneau, comme le rappelle la documentation agenda. Prenez l'habitude de traiter les demandes à heure fixe, par exemple en début et en fin de journée : une demande confirmée vite, c'est un consultant qui vient vraiment.
Quels horaires et quels délais afficher pour un premier bilan ?
Votre agenda public ne doit proposer que les créneaux où vous recevez réellement. Réglez vos horaires jour par jour, ajoutez vos pauses, par exemple le déjeuner, et fermez vos vacances d'un clic sur le calendrier : un jour fermé n'accepte plus de nouvelles réservations. Les rendez-vous déjà pris ne sont jamais déplacés automatiquement, c'est à vous de les reporter et de prévenir.
| Prestation | Contenu type | Champs à régler |
|---|---|---|
| Bilan de vitalité initial | Premier rendez-vous, anamnèse et programme d'hygiène de vie | Durée longue, lieu au cabinet, délai d'annulation |
| Consultation de suivi | Point d'étape et ajustement du programme | Durée plus courte, même lieu, prix distinct |
| Suivi en visio | Renouvellement ou point à distance | Lien visio, mêmes durée et prix que le suivi |
Le premier bilan mérite une attention particulière : c'est lui qui convertit un visiteur en consultant régulier. Laissez assez de temps entre deux bilans pour rédiger vos notes tranquillement, et indiquez le délai d'annulation sur votre page publique. Un consultant informé à l'avance annule moins souvent au dernier moment.
Quelles informations demander avant la première séance ?
Le formulaire de réservation sert à préparer l'accueil, pas à faire le bilan à la place de la consultation. Demandez le strict nécessaire pour identifier le consultant et comprendre sa demande :
- ses coordonnées : nom, téléphone et e-mail pour confirmer et rappeler ;
- s'il s'agit d'un premier bilan ou d'un suivi, pour vérifier qu'il a choisi la bonne prestation ;
- le format souhaité quand vous proposez les deux, cabinet ou visio ;
- le motif général de sa visite, en une phrase, sans détail médical ;
- comment il vous a connu, pour savoir quels canaux vous apportent des consultants.
Pour ajouter ces questions sans alourdir la réservation, suivez le guide sur les champs personnalisés : une question de trop fait abandonner, une question utile fait gagner dix minutes en séance.
Ne collectez ni antécédents, ni traitements, ni comptes rendus médicaux dans le formulaire : ces données sensibles se recueillent oralement pendant la consultation, avec le consentement du consultant. Le formulaire en ligne se limite aux coordonnées et au motif général, c'est aussi ce qui inspire confiance dès la réservation.
Comment limiter les oublis et les annulations de dernière minute ?
Un bilan initial qui ne vient pas, c'est une heure creuse difficile à remplir. Trois réglages réduisent ces situations : un délai d'annulation exprimé en jours, affiché aussi sur votre page publique ; des rappels automatiques avant chaque rendez-vous, configurés dans les automatisations ; et un message clair sur ce qui se passe en cas d'empêchement. Les causes et les parades sont détaillées dans l'article sur les rendez-vous non honorés.
Quand une annulation arrive malgré tout, le créneau libéré peut encore servir : prévenez les consultants qui attendaient une place plutôt que de laisser l'heure vide. C'est l'un des réflexes qui remplissent un agenda sans passer plus de temps au téléphone.
Comment suivre ses consultants entre deux séances ?
L'agenda Zenpage garde l'historique de chaque consultant : prestations réservées, dates, reports. Vous y retrouvez d'un coup d'œil qui n'est pas revenu depuis plusieurs semaines et qui mériterait un message. Les e-mails de suivi se programment dans les automatisations, par exemple quelques jours après un bilan pour prendre des nouvelles.
Vous n'avez pas besoin de surveiller l'administration en permanence : un flux iCal privé affiche vos rendez-vous dans Google Agenda, Apple Calendar ou Outlook, en lecture seule. La méthode est la même que pour les autres praticiens et ne prend que quelques minutes à mettre en place.
Pour aller plus loin
Un compte gratuit suffit pour mettre votre agenda en ligne, sans carte bancaire, avec vos prestations, vos horaires et vos demandes de rendez-vous. Quand votre activité grandit, la formule Pro ajoute les paiements en ligne, les automatisations avancées et les options de visibilité. Créez votre page depuis la page d'inscription, puis réglez votre premier bilan en suivant la documentation agenda.
Questions fréquentes
Un consultant peut-il réserver pendant mes congés ?
Non, si vous avez fermé ces jours dans les réglages. Ajoutez vos vacances comme jours de fermeture : le calendrier public ne propose plus ces dates. Les rendez-vous déjà pris restent en place, pensez à les déplacer et à prévenir les consultants.
Puis-je proposer le cabinet et la visio sur le même agenda ?
Oui. Créez une prestation par format, chacune avec son lieu : le consultant choisit entre le cabinet et la visio au moment de réserver. Le lien de visio se prépare dans la prestation concernée.
Dois-je demander des informations de santé dans le formulaire de réservation ?
Non. Limitez le formulaire aux coordonnées et au motif général de la visite. Le bilan de vitalité et les antécédents se recueillent pendant la consultation, pas dans un formulaire en ligne.
